Melihat kondisi saat ini segala sesuatu menjadi lebih mudah dengan adanya teknologi informasi. Saat ini batas wilayah, waktu dan jarak semakin tidak terasa dengan adanya kemajuan teknologi informasi, istilahnya Borderless. Dalam era yang serba Borderless ini dikenal juga istilah Paperless, terbukti salah satunya dengan ketentuan baru dalam UUPT (40/2007) yang mengatur mengenai RUPS melalui media elektronik.

Dalam kaitannya dengan pasal 77 UUPT tersebut, alat bukti yang paling berhubungan adalah alat bukti surat. Berikut beberapa definisi menurut RUU tersebut :
• Surat adalah segala sesuatu yang mengandung buah pikiran yang ditandatangani  atau dibubuhi cap jempol tangan.
• Akta adalah surat yang ditandatangani dan dibuat dengan tujuan untuk dibuat  sebagai alat bukti.
• Akta terdiri dari akta otentik dan bawah tangan, akta otentik adalah akta yang dibuat dengan bentuk tertentu yang ditentukan UU dan dibuat oleh atau dihadapan pejabat berwenang.
Setiap daftar hadir maupun risalah rapat yang dibuat dalam rapat yang dilakukan dengan media elektronik merupakan akta dibawah tangan, karena merupakan surat yang ditandatangani (oleh orang-orang yang berkepentingan) yang dibuat dengan tujuan sebagai alat bukti. Dalam RUU tersebut tidak dibahas apakah alat bukti surat itu dalam arti luas hingga mencakup alat bukti surat secara elektronik.
Untuk selanjutnya kita patut menelisik ke Undang-Undang baru yang merupakan Lex Specialis mengenai masalah Teknologi Informasi, UU Informasi dan Transaksi Elektronik (UU ITE), karena menurut Ketentuan Pasal 2 UU ITE : Undang-Undang ini berlaku untuk setiap Orang yang melakukan perbuatan hukum sebagaimana diatur dalam Undang-Undang ini, baik yang berada di wilayah hukum Indonesia maupun di luar wilayah hukum Indonesia, yang memiliki akibat hukum di wilayah hukum Indonesia dan/atau di luar wilayah hukum Indonesia dan merugikan kepentingan Indonesia.
Jadi setiap risalah rapat yang dibuat dalam RUPS dengan menggunakan media elektronik (teleconfrensi lalu penandatanganan secara elektronik) berlaku pula UU ITE ini, karena perbuatan hukum yang dilakukan berhubungan dengan suatu perseroan terbatas yang berkedudukan di wilayah Indonesia dan dari perbuatan hukum tersebut mempunyai akibat hukum di wilayah Indonesia.

Dalam hal RUPS dengan menggunakan media elektronik sangat erat kaitannya dengan informasi elektronik dan atau dokumen elektronik maupun hasil cetaknya. Mari kita pelajari bagaimana UU ITE mengatur mengenai dokumen elektronik dan penandatanganan secara elektronik yang dianggap sah sehingga memiliki kekuatan hukum sebagai alat bukti.

 Dalam UU ITE dalam Ketentuan Umum   dijelaskan beberapa definisi sebagai berikut:
• Dokumen Elektronik adalah setiap Informasi Elektronik yang dibuat,  diteruskan, dikirimkan,diterima, atau disimpan dalam bentuk analog,    digital,   elektromagnetik, optikal, atau sejenisnya,yang dapat dilihat, ditampilkan,  dan/atau didengar melalui Komputer atau Sistem Elektronik,termasuk tetapi  tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto  atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, Kode Akses, simbol atau perforasi yang  memiliki makna atau arti atau dapat dipahami oleh orang yang mampu  memahaminya.
• Tanda Tangan Elektronik adalah tanda tangan yang terdiri atas Informasi Elektronik yang dilekatkan, terasosiasi atau terkait dengan Informasi Elektronik lainnya yang digunakan sebagai alat verifikasi dan autentikasi.

Menurut Pasal 5 UU ITE, informasi elektronik dan/atau Dokumen Elektronik merupakan alat bukti hukum yang sah namun bukanlah  alat bukti baru, melainkan perluasan dari alat bukti yang sah sesuai dengan Hukum Acara yang berlaku di Indonesia. Ketentuan yang perlu diperhatikan agar suatu informasi elektronik dan/atau Dokumen Elektronik adalah sah  harus menggunakan Sistem Elektronik yang diatur dalam UU ITE ini -antara lain terdapat dalam Pasal 6 dan pasal 7, mengenai persyaratan tandatangan elektronik- , karena dalam hakekatnya semua informasi dapat disajikan bukan hanya dalam media kertas, namun juga media elektronik. Namun informasi dalam Sistem Elektronik, informasi yang asli dengan salinannya tidak relevan lagi untuk dibedakan sebab Sistem Elektronik pada dasarnya beroperasi dengan carapenggandaan yang mengakibatkan informasi yang asli tidak dapat dibedakan lagi dari salinannya, oleh karena itu perlu cara/sistem yang dapat memastikan bahwa informasi yang diberikan adalah benar/valid, diberikan oleh pihak yang berhak/berwenang dan dapat dipertanggung jawabkan.

Apabila semua informasi dan dokumen elektronik yang dihasilkan dalam RUPS dengan media elektronik tersebut telah memenuhi semua persyaratan sebagaimana ditentukan dalam UU ITE, maka semua informasi dan dokumen elektronik tersebut dapat digunakan sebagai alat bukti yang sah menurut hukum Negara ini.

Dengan adanya UU ITE paling tidak sudah ada pagar yang menjaga kita dalam bertransaksi dengan menggunakan media elektronik. Jadi tidak ada salahnya jika kita mencoba melaksanakan RUPS dengan media elektronik.

{jgquote}...BAB III
INFORMASI, DOKUMEN, DAN TANDA TANGAN ELEKTRONIK
Pasal 5
1)   Informasi Elektronik dan/atau Dokumen Elektronik dan/atau hasil cetaknya merupakan alat bukti hukum yang sah.
2) Informasi Elektronik dan/atau Dokumen Elektronik dan/atau hasil cetaknya sebagaimana dimaksud pada ayat (1) merupakan perluasan dari alat bukti yang sah sesuai dengan Hukum Acara yang berlaku di Indonesia.
3)  Informasi Elektronik dan/atau Dokumen Elektronik dinyatakan sah apabila menggunakan Sistem Elektronik sesuai dengan ketentuan yang diatur dalam Undang‐Undang ini.
4)  Ketentuan mengenai Informasi Elektronik dan/atau Dokumen Elektronik sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tidak berlaku untuk:
a.   surat yang menurut Undang‐Undang harus dibuat dalam bentuk tertulis [.- Penjelasan Huruf a-Surat yang menurut undang‐undang harus dibuat tertulis meliputi tetapi tidak terbatas pada surat berharga, surat yang berharga, dan surat yang digunakan dalam proses penegakan hukum acara perdata, pidana, dan administrasi negara]; dan
b.   surat beserta dokumennya yang menurut Undang‐Undang harus dibuat dalam bentuk akta notaril atau akta yang dibuat oleh pejabat pembuat akta.

Pasal 6
Dalam hal terdapat ketentuan lain selain yang diatur dalam Pasal 5 ayat (4) yang mensyaratkan bahwa suatu informasi harus berbentuk tertulis atau asli, Informasi Elektronik dan/atau Dokumen Elektronik dianggap sah sepanjang informasi yang tercantum di dalamnya dapat diakses, ditampilkan, dijamin keutuhannya, dan dapat dipertanggungjawabkan sehingga menerangkan suatu keadaan.
Penjelasan Pasal 6
Selama ini bentuk tertulis identik dengan informasi dan/atau dokumen yang tertuang di atas kertas semata, padahal pada hakikatnya informasi dan/atau dokumen dapat dituangkan ke dalam media apa saja, termasuk media elektronik. Dalam lingkup Sistem Elektronik, informasi yang asli dengan salinannyatidak relevan lagi untuk dibedakan sebab Sistem Elektronik pada dasarnya beroperasi dengan carapenggandaan yang mengakibatkan informasi yang asli tidak dapat dibedakan lagi dari salinannya.

Pasal 7
Setiap Orang yang menyatakan hak, memperkuat hak yang telah ada, atau menolak hak Orang lain berdasarkan adanya Informasi Elektronik dan/atau Dokumen Elektronik harus memastikan bahwa Informasi Elektronik dan/atau Dokumen Elektronik yang ada padanya berasal dari Sistem Elektronik yang memenuhi syarat berdasarkan Peraturan Perundang‐undangan.
(1) Tanda Tangan Elektronik memiliki kekuatan hukum dan akibat hukum yang sah selama memenuhipersyaratan sebagai berikut:
a. data pembuatan Tanda Tangan Elektronik terkait hanya kepada Penanda Tangan;
b. data pembuatan Tanda Tangan Elektronik pada saat proses penandatanganan  
    elektronik hanya berada dalam kuasa Penanda Tangan;
c. segala perubahan terhadap Tanda Tangan Elektronik yang terjadi setelah waktu
   penandatanganan dapat diketahui;
d. segala perubahan terhadap Informasi Elektronik yang terkait dengan Tanda 
    Tangan Elektronik tersebut setelah waktu penandatanganan dapat diketahui;
e. terdapat cara tertentu yang dipakai untuk mengidentifikasi siapa
   Penandatangannya; dan
f. terdapat cara tertentu untuk menunjukkan bahwa Penanda Tangan telah
   memberikan persetujuan terhadap Informasi Elektronik yang terkait.
(2) Ketentuan lebih lanjut tentang Tanda Tangan Elektronik sebagaimana dimaksud pada     ayat (1) diatur dengan Peraturan Pemerintah.
(1) Penyelenggaraan Transaksi Elektronik dapat dilakukan dalam lingkup publik   
      ataupun privat.
(2) Para pihak yang melakukan Transaksi Elektronik sebagaimana dimaksud pada
      ayat (1) wajib beriktikad baik dalam melakukan interaksi dan/atau pertukaran
      Informasi Elektronik dan/atau Dokumen Elektronik selama transaksi
      berlangsung.
(3) Ketentuan lebih lanjut mengenai penyelenggaraan Transaksi Elektronik
      sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diatur dengan Peraturan Pemerintah....{/jgquote}